In questa sezione del sito darò alcune indicazioni per l’invio delle proprie newsletter. Consiglio di leggere con cura e seguire fedelmente ogni punto indicato per non incorrere in violazioni delle norme relative alla trasmissione di messaggi di posta elettronica e aumentare le possibilità che i propri messaggi siano riconosciuti come spam dai vari server di posta in arrivo.
Ricordo che io, così come ogni altro fornitore di servizi e-mail, non ho alcun controllo sui server di posta in arrivo pertanto non posso in alcun modo verificare o modificare le impostazioni antispam o, ancora, i controlli antispam di ogni singolo ricevente dei vostri messaggi, del client o del server di posta interno. Le indicazioni a seguire sono utili per ridurre al minimo le possibilità di mancato recapito dei propri messaggi. Molto spesso il mancato rispetto di queste semplici regole espone il cliente, con il suo operato, alla non ricezione da parte dei propri destinatari dei messaggi inviati ma può anche succedere di avere blocchi parziali o, addirittura, il blocco completo del proprio dominio, situazioni di cui io non ho alcun potere e di cui non posso essere ritenuto in alcun modo responsabile.
- MITTENTE: indicare sempre un nome mittente che rispecchia la vostra attività o la natura del servizio, più chiara risulta la provenienza minore è la possibilità di non essere ritenuti attendibili.
- MITTENTE: è fortemente deprecato l’utilizzo come indirizzo e-mail mittente di un account generico come noreply o bulk. Sonsiglio inoltre l’utilizzo di account del tipo mail, email, list o newsletter. Date sempre un nome alla vostra newsletter anche per facilitare ai vostri destinatari il collegamento mentale tra voi e le vostre e-mail. Usate il vostro marchio, un nome specifico o altro, ad ogni modo qualcosa che riconduca a voi. Consiglio di usare una casella monitorata e attiva in modo che se il destinatario vuole rispondere non rischiate di perdere importanti contatti commerciali.
- MITTENTE: utilizzare per i propri invii indirizzi diversi nell’ambito dei propri domini (magari variando in base al paese di destino della vostra newsletter se la vostra clientela è internazionale). Evitate l’utilizzo di domini generici del tipo hotmail, yahoo o gmail che risultano fortemente penalizzanti e quasi sempre identificati come fonte di spam
- DESTINATARI: non acquistare mai da aziende esterne indirizzi di destinatari per incrementare il proprio elenco iscritti. Questa pratica oltre ad essere in molti casi illegale, incrementa esponenzialmente la possibilità di essere individuati come spam scrivendo a questi indirizzi che, venduti a centinaia di mittenti, ricevono moltissime e-mail spazzatura. Se si iscrivono indirizzi direttamente utilizzare la funzione di conferma iscrizione se non si dispone di un autorizzazione scritta all’uso dell’indirizzo.
- DESTINATARI: per ogni invio effettuato vi è sempre una quantità di caselle di posta elettronica che risultano insesistenti che si vanno a sommare alle caselle di posta piene. Ciò avviene perchè le caselle risultano cancellate o frutto di un errato inserimento o, semplicemente, non sono più monitorate. È molto importante periodicamente controllare le caselle di posta elettronica usate come mittente, in esse si troveranno tutte le notifiche (Delivery Status Notification o oggetti similari) relative ai messaggi inviati per cui si è verificato un problema di ricezione. Per ogni indirizzo indicato come inesistente deve essere cancellato dal database destinatari, ogni indirizzo di casella risultata piena andrebbe segnato e, dopo 10 segnalazioni consecutive di mancata ricezione, cancellato. In questo modo si evita di consumare risorse inutilmente e di continuare, per gli indirizzi inesistenti, a inviare allo stesso server richieste a cui lui risponderà sempre con notifica di inesistenza. Il server molto probabilmente dopo le continue richieste vi inserirà in spam e vi impedirà di trasmettere anche ad indirizzi esistenti e funzionanti dello stesso server
- DESTINATARI / CONTENUTO DEL MESSAGGIO: In ogni e-mail inviata fornire sempre la possibilità di cancellare il proprio indirizzo dal database dei destinatari. Costringere le persone a ricevere e-mail sul proprio indirizzo porta solo svantaggi in quanto, contribuisce solo ad aumentare la possibilità di essere segnalati come spam.
- OGGETTO: un oggetto breve e conciso (40/50 caratteri massimo) è molto più immediato e di facile memorizzazione, usare sempre uso corretto di maiuscole e punteggiatura. Evitare sempre i punti esclamativi e non scrivere mai tutto in maiuscolo (per non indispettire il destinatario e non essere penalizzati dai filtri antispam). Se è possibile l’oggetto dovrebbe contenere delle call-to-action (inviti all’azione come ad esempio “scopri i nuovi aggiornamenti”) e deve rispecchiare sempre il contenuto del messaggio. Questa modalità è utile soprattutto per non deludere il lettore e non far abbassare il grado di apprezzamento del messaggio; inoltre è previsto anche da alcune norme internazionali, ad esempio dal CAN-SPAM Act americano.
- CONTENUTO DEL MESSAGGIO: i dati del mittente devono essere sempre riportati chiaramente e in modo leggibile. Devono essere comprensivi di indirizzo completo e contatti e-mail e telefonici. Questo aspetto oltre ad essere previsti dalle norme italiane (d.lgs 196/03 - Trattamento dati personali e legge 088/09) e internazionali (ad esempio dal CAN-SPAM Act americano), è molto importante per trasmettere ai destinatari maggiori informazioni su di voi. Se il destinatario sa con chi sta interagendo è molto più difficile che segnali come spam una vostra e-mail. Le segnalazioni spam dei singoli utenti sono più importanti dei rilevamenti generali dei server anti spam
- CONTENUTO DEL MESSAGGIO: è sempre utile inserire nel testo del proprio messaggio la motivazione per cui si riceve tale newsletter. Inserire sempre il riferimento al fatto che si riceve la newsletter perché si è iscritti al servizio XYZ relativo al sito ABC. Ovviamente si da per scontato la correttezza nella raccolta degli indirizzi utilizzati. È inoltre molto importante (sempre se presente) indicare la cadenza degli invii e mantenere una costanza e precisione nel tempo. Sarebbe utile specificare nell’oggetto un numero progressivo annuale o dall’inizio del servizio
- CONTENUTO DEL MESSAGGIO: reare messaggi troppo complicati o con troppe informazioni è fortemente consigliato, se il testo contiene più codice HTML che scritte è molto facile che venga penalizzato dai filtri antispam. È importante concentrare il testo senza dilungarsi, chi è interessato andrà sul sito a leggere il dettaglio seguendo gli eventuali link che andrete ad inserire sempre non superiori a cinque o sei.
- CONTENUTO DEL MESSAGGIO: evitare superlativi, scritte in maiuscolo, punti esclamativi ripetuti, spazi tra le lettere e uso frequente di simboli (come € o altri) sono tutti aspetti che fanno salire il punteggio di spam in quasi tutti i server.
- FREQUENZA DI INVIO: tra un invio e l’altro delle vostre newsletter è importante che vi sia un certo ritardo, molti server di posta controllano le tempistiche di ricezione togliendo priorità al mittente e ritardando le consegne fino ad impedirle temporaneamente o definitivamente in caso di invii troppo ravvicinati. I miei servizi inviano le e-mail ad intervalli di tempo regolari per diminuire questa possibilità ma è necessario che tra un invio (inteso come newsletter) e l’altro passi del tempo (7-10 giorni almeno) se non si vuole incorrere in problemi. In questo senso è molto importante, se si invia una comunicazione a più gruppi fare un unico invio selezionando i gruppi nella stessa composizione del messaggio, il sistema elimina così i destinatari doppi diminuendo la possibilità di infastidire inutilmente il destinatario con ricezioni multiple tutte uguali e di “indispettire” il server di arrivo
Quanto sopra indicato comporta un lavoro di adattamento del proprio lavoro a fronte però di un grande vantaggio in termini di capacità di ricezione. I filtri antispam, presenti in ogni server di arrivo, ci salvano come destinatari da ondate di e-mail indesiderate ma rappresentano un problema per chi invia messaggi a causa della loro rigidità sotto alcuni punti di vista. Essendo sistemi automatizzati non lasciano spazio ad un’analisi individuale dei testi ma si basano su algoritmi e regole, regole che è giusto rispettare (e non semplicemente aggirare) nell’ambito di invii corretti e funzionali.